Как вести учет товара в магазине: вручную или в Excel

1
107

Итак, вы оформили документы на открытие магазина, договорились с поставщиками и ожидаете прибытия товара. Здесь возникает вопрос – как правильно вести учет продукции и контролировать связанные с этим бизнес-процессы? Если крупным ритейлерам приходится привлекать сложные средства автоматизации, то отдельные предприниматели получают выбор: использовать записи от руки в тетради, таблицы Excel или специальное программное обеспечение. Выбирая, как вести учет товара в магазине, следует рассмотреть преимущества и недостатки каждого варианта.

Учет товара вручную

К преимуществам ведения записей в тетрадке или текстовом редакторе ПК можно отнести:

  • отсутствие затрат на введение учета;
  • предельную простоту;
  • возможность записывать суммовые и потоварные данные.

Среди недостатков нужно отметить:

  • неточность данных – продавец может забыть сделать запись;
  • возможность мошенничества и кражи денег из кассы;
  • сложность ревизии;
  • путаницу с номенклатурой, дублированием информации;
  • появление отрицательных остатков.

После определенного обучения вести такой учет можно в магазинах, торгующих одеждой, обувью и некоторыми другими непродовольственными товарами. В этом случае недостатки метода можно частично нивелировать.

Особенности учета товара в Excel

Электронные таблицы – гораздо более продвинутый способ контроля бизнес-процессов. Зная, как вести учет товара в магазине Excel, продавец сможет корректно отображать движения ассортимента, поставки, остатки и т.д. В этом случае необходимо отдельно создавать справочники поставщиков, клиентов, номенклатуры и точек продажи товаров (если их несколько). Потребуется завести листы прихода, расхода, остатков, а также сводную таблицу для составления отчетности.

Преимущества таблиц Excel:

  • возможность отображения расширенной информации о движении и специфике номенклатуры;
  • соблюдение хронологического порядка ведения данных;
  • бесплатное внедрение системы.

К основным недостаткам относятся:

  • сложность повседневного использования – регулярно приходится вводить большой объем данных;
  • большое количество времени на заполнение всех справочников;
  • необходимость повышенного внимания к регистрации операций;
  • длительное обучение сотрудников, не знакомых с таким способом ведения учета.

 

Автоматизация с помощью специального ПО

Для малого бизнеса можно использовать простые варианты программного обеспечения, например, Umag. Такое решение обладает несколькими вескими преимуществами:

  • простота использования – достаточно потратить день на обучение персонала;
  • полнота данных – получайте развернутую информацию обо всех движения товара;
  • скорость развертывания системы – специалисты все установят и настроят за 1 день;
  • предотвращение мошенничества продавцов и воровства из кассы;
  • автоматическое выполнение многих процессов, формирование отчетов;
  • совместимость с торговым оборудованием;
  • возможность масштабирования при росте бизнеса и сокращение потерь в магазине.

Среди недостатков можно назвать некоторые затраты на установку, однако они быстро окупаются благодаря бесплатному сервисному обслуживанию и удобству использования системы.

Если вас интересует, как вести учет товара в магазине вручную, взвесьте все преимущества и недостатки разных способов контроля оборота. Это поможет сделать правильный выбор, отказавшись от неоправданной траты времени и сил.

1 КОММЕНТАРИЙ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here