Как правильно проводить инвентаризацию в магазине

0
157
Как правильно проводить инвентаризацию в магазине

Торговые заведения проводят инвентаризацию с целью проверки сохранности товаров. Владельцам магазинов и сотрудникам эта процедура всегда доставляет множество хлопот. Особенно это касается розничных точек с большим ассортиментом товаров. Зная, как правильно проводить инвентаризацию в магазине, вы сможете избежать возможных неудобств и усовершенствовать работу торгового заведения в дальнейшем.

Что такое инвентаризация в розничном магазине

Инвентаризация – это подсчет реального количества товаров и сверка полученных результатов с данными товарного учета. Ее проводят с целью выявления пересортицы, излишков и недостач, обнаружения ошибок в учете. Контроль фактического наличия товарно-материальных ценностей осуществляется по инвентаризационным ведомостям.

Руководитель торгового заведения должен издать приказ о проведении инвентаризации и создании специальной комиссии. В состав комиссии обязательно включают бухгалтера и материально-ответственное лицо. При необходимости в комиссию можно включить представителя другой компании (аутсорсера).

Члены комиссии проводят сплошной пересчет товаров по прилавкам, стеллажам и складам. Выборочно могут производиться взвешивания и контрольные замеры. По итогам инвентаризации владелец магазина сможет определить, есть ли факты недостачи и наличие излишков, существует ли вероятность хищения продукции и поставки товаров с дефектами. Также он сможет проанализировать, какие товары пользуются высоким спросом у покупателей, а какие «залеживаются».

Когда надо проводить переучет

Как часто проводить инвентаризацию в магазине? Как правило, полный переучет проводят ежемесячно или один раз в полгода. Это связано с тем, что сам процесс занимает длительное время, и торговое заведение вынуждено останавливать продажи в этот период. В продуктовых магазинах товары пересчитывают еженедельно. Точные сроки определяет руководство торговой точки. Количество проверок и объем их проведения следует прописать во внутренней документации.

Инвентаризация обязательно должна быть проведена в таких случаях:

  • при продаже торговой точки или передаче права собственности;
  • при возникновении чрезвычайных ситуаций, вследствие которых магазин понес убытки;
  • при обнаружении фактов хищения имущества;
  • при передаче материальной ответственности другим лицам.

Этапы проведения инвентаризации

  • Первый этап. Перед тем, как делать инвентаризацию в магазине, необходимо подготовиться к этому мероприятию. Сначала надо издать приказ о проведении проверки. Приказ должен содержать следующие сведения: четкие сроки, объем проверки, состав комиссии. Хорошо, если продавцы подготовят товары к переучету: переберут их и рассортируют. Это значительно облегчит и ускорит процесс.
  • Второй этап – подготовка учетной системы. На этом этапе надо закрыть период, восстановить базу, выявить и устранить некорректные операции.
  • Третий этап – подсчет товаров. Товары надо пересчитать максимально быстро и точно. В это время магазин закрывают для покупателей. Если вы не хотите терять прибыль – проведите инвентаризацию в ночное время. Использование сканера штрихкодов существенно облегчит работу. Результаты проверки вносят в акт инвентаризационной описи.
  • Четвертый этап – анализ и сопоставление данных. Получив результаты инвентаризации, руководитель магазина должен проанализировать их. Если результаты не устраивают его – он может поручить продавцам перепроверить некоторые позиции. Расхождения часто бывают связаны с невнимательностью сотрудников, пересортицей товаров или последствиями использования весов самообслуживания. Но если все было проверено несколько раз и результат остается прежним – налицо факты хищения.
  • Пятый этап – принятие мер по результатам инвентаризации. Все расхождения по товарным позициям вносятся в учетную систему. Это касается как недостачи, так и излишка товаров. Недостачи на небольшую сумму списываются на издержки хранения. Крупные суммы распределяют между материально-ответственными лицами. Выявленные излишки учитывают в бухгалтерском и налоговом учете в составе внереализационных доходов.

Подготовительные мероприятия

Перед тем, как проводить инвентаризацию в магазине, члены комиссии выполняют следующее:

  • опечатывают подсобные помещения, подвалы и другие места хранения товаров, имеющих отдельные и дополнительные входы и выходы;
  • проверяют исправность работы охранных систем и видеокамер;
  • снимают остатки денежных средств в кассе;
  • формируют последние кассовые и товарные отчеты с остатками ценностей, выведенными на момент инвентаризации;
  • проверяют правильность работы всех весоизмерительных приборов.

Как подготовить товар к инвентаризации в магазине так, чтобы свести к минимуму затраты времени на переучет? Для этого надо выполнить ряд действий:

  • если инвентаризационная комиссия начала переучет с подсобных помещений магазина – продавцы это время работают в торговом зале: группируют товары по наименованиям, артикулам, сортам и размерам так, чтобы их было удобно считать;
  • продукцию, хранящуюся в штабелях, расположите таким образом, чтобы члены комиссии смогли без труда подойти к ней и проверить содержимое тары;
  • проверите правильность хранения скоропортящихся, легковоспламеняющихся и обладающих специфическими запахами товаров;
  • проводите инвентаризацию в порядке размещения товаров в помещении, не переходите в хаотичном порядке от одного стеллажа к другому;
  • в складских помещениях расположите товары в порядке, предусмотренном планом-картой;
  • отдельно отложите бракованные и порченые товары;
  • проверьте наличие штрих-кода на всех товарах, если на некоторых из них он отсутствует – отложите такие товары в сторону, их следует считать отдельно.

Обязанности между членами комиссии надо распределить. Один может подготавливать товары, а другой — считывать штрих-коды.

Полезные советы

  • Проводите переучет в неработающем магазине.
  • Если владелец круглосуточного магазина не желает закрывать его – для проведения ревизии следует выбрать время минимального наплыва покупателей.
  • Во время инвентаризации в торговой точке должны присутствовать все материально-ответственные лица.
  • Организуйте две бригады, которые будут сканировать товары. А затем сравните результаты. Такой подход поможет обеспечить высокую точность подсчетов и свести к минимуму количество ошибок.
  • Весовой товар можно расфасовать в рамках инвентаризации или взвесить его на весах и записать результат в специальный бланк с внутренним кодом товара.
  • Приостановите поступление и выбытие товарно-материальных ценностей из магазина на время переучета, а также перемещение товаров между складом и торговым залом.
  • После подсчета продукции в изолированных помещениях опломбируйте вход в каждое из них.
  • Если во время ревизии делаются перерывы на обед или отдых – ограничьте доступ в проверяемые помещения.
  • Допущенные ошибки исправляйте одновременно во всех экземплярах описи.
  • Остановите работу учетной программы, не вносите в нее новые приходы, не выполняйте возвраты и другие операции.

Инвентаризация не только позволяет получить достоверные сведения об итогах работы розничного магазина. С ее помощью можно оказать психологическое воздействие на сотрудников магазина, дав им понять, что за хищение товаров каждому из них придется нести материальную ответственность.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here